Rodzaje inwentaryzacji

Inwentaryzacja, czyli spis z natury wszelkich finansowych oraz rzeczowych składników majątkowych firmy, ma ogromny wpływ na płynność przebiegu prac magazynowych. Głównym celem inwentaryzacji jest oszacowanie sytuacji majątkowej przedsiębiorstwa oraz wywiązanie się ze zobowiązań wynikających z Ustawy o Rachunkowości. Aby odpowiednio się do niej przygotować, należy z wyprzedzeniem zaplanować termin, a także wybrać najlepszy rodzaj inwentaryzacji. Metoda przeprowadzenia inwentaryzacji powinna być indywidualnie dopasowana do potrzeb i profilu działalności przedsiębiorstwa. 

Inwentaryzacja roczna

Jak sama nazwa wskazuje, inwentaryzacja roczna jest przeprowadzana cyklicznie, raz do roku, wraz z końcem okresu rozliczeniowego. To najpopularniejszy rodzaj inwentaryzacji, pozwalający na precyzyjne określenie stanów magazynowych i wykazanie ewentualnych różnic z księgami. Zazwyczaj ma ona miejsce pod koniec roku kalendarzowego, ponieważ ustawa o rachunkowości określa, że musi odbyć się do ostatniego dnia każdego roku rozliczeniowego. Inwentaryzacja roczna pozwala także przygotować przedsiębiorcę do zamknięcia ksiąg rachunkowych.

Inwentaryzacja ciągła 

Tego rodzaju metoda inwentaryzacji polega na stałym, sukcesywnym zweryfikowaniu stanu ilościowego oraz majątkowego przedsiębiorstwa. Mimo wyznaczenia konkretnej daty rozpoczęcia inwentaryzacji ciągłej trwa ona cały rok rozliczeniowy i daje stały dostęp do aktualnych informacji o bieżącym stanie firmy. To doskonałe rozwiązanie dla dużych magazynów, przebiegające zazwyczaj przy wsparciu specjalistycznych systemów wsparcia magazynu. Każdorazowo, podczas przyjęcia oraz wydania towaru, w magazynie odnotowuje się informacje na temat obecnego stanu zasobów. 

Inwentaryzacja cykliczna

Inwentaryzacja cykliczna odbywa się według ustalonego harmonogramu. W zależności od potrzeb firmy, tego rodzaju inwentaryzacja może być przeprowadzana co miesiąc, co kwartał lub też raz do roku. Niezależnie od częstotliwości, inwentaryzacja cykliczna pozwala skuteczne oszacowanie stanu majątkowego przedsiębiorstwa.

Inwentaryzacja doraźna

Inwentaryzację doraźną przeprowadza się w zależności od bieżących potrzeb firmy. Powody jej dokonania mogą być różne – od zmiany osoby odpowiedzialnej za kontrolę stanu materialnego, przez kradzieże i włamania, aż po postawienie firmy w stan upadłości. W przypadku ogłoszenia upadłości działalności gospodarczej, wykonanie inwentaryzacje jest zlecane odgórnie, przez syndyka, czyli organ postępowania upadłościowego. 

Inwentaryzacja częściowa

Wśród wielu rodzajów inwentaryzacji wymienia się także częściową, stosowaną w sytuacjach, kiedy pojawiają się zmiany lub wątpliwości co do konkretnej grupy towarów. Inwentaryzacja częściowa nie wymaga więc liczenia wszystkich produktów, a jedynie uzupełnienia lub zweryfikowania bieżącego stanu majątkowego. Może być przeprowadzana nawet kilka razy do roku. Inwentaryzacja częściowa wymaga zaangażowania mniejszej ilości pracowników, niż w przypadku inwentaryzacji ciągłej lub rocznej, dzięki czemu generuje mniejsze koszty. Pozwala ona zapobiec wyczerpaniu się określonych towarów i uniknąć błędów związanych określeniem obecnego stanu magazynowego.

Inwentaryzacja nadzwyczajna

Istotnym rodzajem inwentaryzacji w magazynie jest inwentaryzacja nadzwyczajna. Przeprowadzana jest w sytuacji, w której wystąpią szczególne okoliczności, takie jak żądanie organów zewnętrznych, takich jak policja lub prokuratura, kradzieży, pożaru, a nawet klęski żywiołowej. Spis z natury może w takich przypadkach dotyczyć całości, lub jedynie wybranej części towarów, znajdujących się w magazynie. 

Inwentaryzacja kontrolna

Inwentaryzacja kontrolna nie jest uwzględniona w ustawie o rachunkowości. Przeprowadza się ją w momencie, gdy wymagane jest sporządzenie aktualnego raportu, dotyczącego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Może ona być zlecona zarówno przez właściciela firmy, jak i przez organy zewnętrzne. 

Jakie rodzaje i metody inwentaryzacji wybrać?

Regularne dokonywanie inwentaryzacji jest obowiązkiem każdego przedsiębiorstwa prowadzącego księgi handlowe. Inwentaryzacja musi być przeprowadzona przynajmniej raz do roku, jednak przepisy nie określają, jaką formę ma ona przybrać. Stosując różne rodzaje inwentaryzacji w magazynie, przedsiębiorca może z łatwością ustalić, jaka forma będzie najbardziej efektywna i optymalna dla profilu jego działalności.