Audyt logistyczny
Audyt logistyczny

Audyt logistyczny

Czym jest w ogóle sam audyt?

Według Wikipedii Audyt to niezależna ocena danej organizacji, systemu, procesu, projektu lub produktu.

Audyt logistyczny w przedsiębiorstwie z kolei to swego rodzaju diagnostyka operacyjna, która dotyczy określonego obszaru logistyki firmy i ma na celu uporanie się z dysfunkcją organizacyjną i poprawę funkcjonowania firmy i ogólnej wydajności. Bardzo istotne jest, aby audyt był wiarygodny i niezwiązany z obecnym albo przyszłym partnerem, bowiem to może wpływać na ocenę.

Dlaczego przeprowadzenie audytu logistycznego jest niezbędne

Audyt logistyczny służy do pomiaru wyników firmy i dotyczy wszystkich jej umiejętności lub tylko części systemu logistycznego. Podczas audytu logistycznego weryfikowana i walidowana jest prawidłowa realizacja pewnej liczby procesów, podobnie jak audyt jakości. Do procesu można przypisać oceny lub punkty. Audyt logistyczny jest powiązany ze strategią logistyczną organizacji i zależy od ogólnej strategii firmy.

Pomiar wydajności funkcji logistycznej umożliwia zatem firmie zapewnienie

  • że wszystkie metody i procedury są wdrożone w celu kontrolowania kosztów transportu, zapasów lub przechowywania.
  • metod wysokiej jakości obsługi klienta.
  • odpowiedniego poziomu zaufania i współpracy pomiędzy różnymi organizacjami, które interweniują w całym łańcuchu dostaw. Mierząc ten konkretny punkt i dzieląc się wynikami z pracownikami, firma może zoptymalizować swoją długoterminową strategię jako zespołu.

Audyt logistyczny w celach firmy

Na co zwrócić uwagę przy budowaniu fundamentów do podjęcia decyzji przy realizacji oceny logistyki? Poniższe punkty mogą stanowić kluczowe elementy strategii procesu decyzyjnego:

  • Analiza istniejącej sytuacji w porównaniu z benchmarkiem.
  • Identyfikacja odchyleń i dysfunkcji w porównaniu z tym punktem odniesienia.
  • Proponowanie rekomendacji i obszarów poprawy w celu zaradzenia dostrzeżonym odchyleniom.
  • Dopasowanie wymagań logistycznych i oczekiwań klienta z uwzględnieniem dynamiki rynku oraz zidentyfikowanie obszarów do poprawy w celu osiągnięcia doskonałości obsługi klienta.

Optymalizacja strategii biznesowej przez audyt logistyczny

Aby przeprowadzić trafny i skuteczny audyt logistyczny, w tym audyt logistyczny magazynu, należy najpierw zrozumieć i zapoznać się z misją przypisaną działowi logistyki w danej firmie. Niezbędne jest również dokonanie oceny pozycjonowania konkurencyjnego firmy oraz miejsca, jakie zajmuje usługa, innowacyjność, rynki docelowe czy jej zasięg. Wiele czynników może zmieniać misje przypisane do działu logistyki.
Kolejnym ważnym czynnikiem, który należy wziąć pod uwagę podczas tego procesu, jest ostateczna cena sprzedaży produktów i usług oferowanych przez firmę. Istotnie, duży wpływ ma stosunek ceny sprzedaży do powiązanych kosztów logistycznych

Benchmark logistyki dla audytu logistycznego

Aby móc przeprowadzić diagnostykę, konieczne jest poleganie na wewnętrznym benchmarku, który może być edytowany bezpośrednio w firmie lub przez zewnętrzne firmy konsultingowe. W ten sposób możesz porównać własne wyniki z wynikami konkurencji. Na podstawie tych wyników firma może zidentyfikować obszary postępu. Benchmark logistyczny to także świetny sposób na legalne zebranie informacji o konkurencji, bez konieczności polegania na nielegalnej metodzie pozyskiwania informacji.

Po zidentyfikowaniu przez audyt logistyczny w przedsiębiorstwie możliwych usprawnień i przeszkód w lepszej organizacji logistycznej, możliwe jest – a nawet konieczne – opracowanie solidnego planu działania, aby zaplanować wszystkie elementy i działania, które należy wdrożyć, aby osiągnąć cele. Wreszcie, aby plan się powiódł, metody muszą być jasno określone, a procedury muszą być proste w zastosowaniu. Oczywiście rola każdej osoby musi być również dokładnie określona i zdefiniowana.

Audyt logistyczny – przykładowe kluczowe elementy

Skuteczny system kontroli logistycznej wymaga dokładnych i aktualnych informacji o działaniach i wydajnościach. Głównym źródłem tych informacji jest ocena logistyczna, inaczej zwana audytem logistycznym. Okresowa ocena logistyki powinna być integralną częścią procesu tworzenia strategii logistycznej. Proces ten spełnia trzy główne funkcje dla każdej organizacji:

  • Identyfikacja kluczowych danych wymaganych do zarządzania kosztami, usługami, czasem cyklu, odpowiedzią i jakością.
  • Pozwala na lepsze zrozumienie aktualnego otoczenia.
  • Określa, jak dobrze system spełnia bieżące potrzeby biznesowe w oszczędny, elastyczny i elastyczny sposób oraz jak dostosowuje się do zmieniającego się rynku.
Audyt logistyczny

Audyt logistyczny można ułożyć, zadając poniżej podane podstawowe pytania dowolnej organizacji

  • Czy obecne cele logistyczne są zgodne z aktualnymi strategiami korporacyjnymi, marketingowymi i produkcyjnymi?
  • Jak firma radzi sobie z wymaganiami i preferencjami klientów?
  • Jaki jest prawdziwy całkowity koszt funkcji logistyki? A jak te koszty porównują się z innymi w tej samej branży lub segmentach rynku?
  • Czy firma efektywnie wykorzystuje swoje zasoby i możliwości logistyczne?
  • Jak zoptymalizować operacje produkcyjne?
  • Czy firma skutecznie zarządza przepływem materiałów w łańcuchu dostaw?
  • Czy systemy i technologie informacyjne spełniają potrzeby użytkowników, biznesu i konsumentów?
  • Jak obecny czas cyklu zamówień przekłada się na satysfakcję klienta, jeśli chodzi o czas realizacji?
  • Jak możemy przełączyć się na proces „pull” z obecnego procesu „push”?
  • W jaki sposób firma powinna dzięki audytowi logistycznemu magazynu zaplanować proaktywne działania w zakresie redukcji kosztów poprzez optymalizację łańcuchów dostaw i redukcję zapasów?
  • Jak rozwijać dostawców komponentów, aby uniknąć kupowania na odległość?
  • Jak reagować na konkurencję w zakresie innowacyjnych strategii dystrybucji?
  • Jakie obszary można rozważyć w outsourcingu, aby obniżyć koszty i zwiększyć poziom wydajności?
  • Jak zoptymalizować zasoby i obniżyć koszty administracyjne?

Dane logistyczne

Dane to potężne narzędzie w organizacji, a brak odpowiednich danych jest kluczową przeszkodą w osiągnięciu firmy zintegrowanej informacyjnie. Często firmy zbierają dane, ale przechowują je w różnych lokalizacjach, od komputerów typu mainframe po notebooki. Dostępność danych jest niezbędna w całej firmie, aby skutecznie wykorzystać ich użyteczność. Pierwszą rzeczą, jaką odkryje np. audyt logistyczny magazynu, jest dostępność danych, ponieważ bez danych proces ten będzie znacznie utrudniony.

Audyt logistyczny w przedsiębiorstwie składa się z ośmiu głównych etapów:

  1. Określ spójność celów strategicznych
  2. Określ wymagania i preferencje oraz uzyskaj cele wydajnościowe
  3. Opisz bieżące operacje i praktyki
  4. Analizuj dane logistyczne
  5. Zidentyfikuj programy i inicjatywy
  6. Priorytetyzuj projekty
  7. Opracuj i zaimplementuj plan
  8. Wdrażaj i mierz wydajności i ulepszenia

Po zidentyfikowaniu kluczowych pytań do audytu logistycznego nadszedł czas na ustalenie zmiennych krytycznych. Możemy podzielić zmienne na dwie kategorie i są to zmienne ilościowe i jakościowe.

Zmienne ilościowe

Celem zmiennych ilościowych jest ustalenie wzorców lub norm do przeprowadzenia audytu dla istniejących operacji, a także symulacja sytuacji w celu zrozumienia możliwości sprostania przyszłym wymaganiom rynku. Jak sama nazwa wskazuje, zmienne te można mierzyć liczbowo i porównywać z obecnymi lub przyszłymi operacjami, aby zrozumieć postęp. Ponadto te zmienne ilościowe można podzielić na cztery szerokie kategorie i są to:

  • Zapotrzebowanie na przepustowość
  • Usługa
  • Koszt
  • Wykorzystanie

Przepustowość popytu

Analiza ta jest przeprowadzana w celu weryfikacji możliwości systemu (tj. Zakładów produkcyjnych i Centrów Dystrybucyjnych) z uwzględnieniem strategicznych celów przedsiębiorstwa. Do przeprowadzenia tej analizy potrzebujemy przyszłych prognoz i danych związanych z położeniem geograficznym klientów w przyszłych okresach. Dane te także można pozyskać dzięki audytowi logistycznemu w przedsiębiorstwie.

Usługa

Podstawową wartością logistyki jest spełnienie wymagań klienta w sposób efektywny kosztowo. Filozoficznie obsługa klienta przedstawia rolę logistyki w realizacji koncepcji marketingowej. Program obsługi klienta musi identyfikować i priorytetyzować wszystkie działania wymagane do spełnienia wymagań logistycznych klientów, a także lub lepiej niż konkurencja. Przy tworzeniu programu obsługi klienta konieczne jest określenie jasnych standardów wydajności dla każdego z działań i pomiarów w odniesieniu do tych standardów. W podstawowych programach obsługi klienta nacisk kładziony jest zazwyczaj na operacyjne aspekty logistyki i zapewnienie, że organizacja jest w stanie zapewnić swoim klientom siedem praw: odpowiednią ilość właściwego produktu we właściwym czasie we właściwym miejscu we właściwym stan w odpowiedniej cenie z odpowiednimi informacjami.

Jak wspomniano wcześniej, satysfakcję klienta można zmierzyć podczas audytu logistycznego za pomocą poniższych mierników:

  • Szybkość realizacji zamówienia;
  • Współczynnik wypełnienia pozycji;
  • Jakość wypełnienia;
  • Zaległe zamówienia / Wyprzedaże;
  • Zadowolenie Klienta;
  • Poziom zwrotów od klientów
  • Wydajność śledzenia zamówień;
  • Reklamacje klientów;
  • Dokładność wprowadzania zamówień;
  • Terminy przyjmowania zamówień.

Analiza kosztów

W celu ustalenia lub identyfikacji kosztów związanych z obsługą klienta. Analizując, głównym wyzwaniem jest interpretacja i zrozumienie zmienności skrajności. Rozbieżność między analizą najniższego i najwyższego kosztu jest bardzo krytyczna i konieczne jest zrozumienie elementów eskalacji kosztów oraz elementów o niskich kosztach.

Analiza wykorzystania

Ta analiza wskaże poziom wykorzystania zasobów. Jednak, aby obliczyć % wykorzystania, potrzebujemy moce produkcyjne zakładów, zatrudnione zasoby ludzkie, szczegóły zastosowanego sprzętu, normy dotyczące układania produktów itp. Podstawową zasadą ustalenia wskaźnika wykorzystania jest:

Wykorzystanie mocy / moc zainstalowana

Zmienne jakościowe

Podejmowane są w celu nadania kształtu myśleniu strategicznemu organizacji. Wywiady jakościowe zasadniczo powinny być przeprowadzone z kierownikami działów, a także z kilkoma strategicznymi pracownikami, aby zrozumieć zakres poprawy wydajności i redukcji kosztów. Następujące elementy powinny podlegać audytowi logistycznemu pod kątem jakościowym:

  • Strategia dystrybucji
    • dystrybucji
    • magazynowania
    • outsourcingu
    • marektingowa
    • produkcji
    • zróżnicowania produktów
  • Rozwój dostawców z obszarów lokalnych

Audyt logistyczny i co dalej?

Można go przeprowadzić samemu lub zlecić na zewnątrz. Jedno i drugie podejście ma swoje plusy i minusy. Ważne jest aby audyt logistyczny w przedsiębiorstwie przeprowadzała osoba, która jest bardzo obiektywna i nie będzie jej kusić bagatelizowanie oceny bądź kierunkować osądu co jest częstym zjawiskiem. Zdecydowanie bezpieczniejsze jest przeprowadzenie takiej procedury z kimś spoza działu, komórki, obszaru. Można na przykład w ramach wymiany doświadczeń zbudować w firmie mechanizm weryfikacyjny i poprosić inne działy do oceny. To niestety wiąże się z długim i kosztownym procesem, który również trzeba utrzymywać i na bieżąco aktualizować. Pozostaje jeszcze wybór zewnętrznego ciała doradczego, które się specjalizuje w prowadzeniu audytów logistycznych.  

Konsultanci 2PLOG z chęcią pomogą. Zapraszam do kontaktu!

Jeden komentarz

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany.

Follow by Email
LinkedIn
LinkedIn
Share
pl_PL