Zapas zabezpieczający

Odpowiednie gospodarowanie zapasami to jedna z kluczowych kwestii, umożliwiających sprawne funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Ustalenie optymalnego poziomu zapasów poprzez efektywną realizację dostaw, pozwala zachować ciągłość prac, a przy tym nie prowadzi do nadmiernego magazynowania towarów i minimalizuje koszty ponoszone przez firmę. W przedsiębiorstwie wyróżnia się kilka rodzajów zapasów, jednak w naszym artykule skupimy się na zagadnieniu zapasu zabezpieczającego. Czym jest i w jaki sposób wpływa na poziom obsługi klienta? Odpowiadamy!

Zapas zabezpieczający definicja

Najprościej rzecz ujmując, zapas zabezpieczający to dodatkowa ilość produktów, gromadzonych w magazynie. Ich zadaniem jest zapobieganie nieprzewidzianym sytuacjom, takim jak znaczne opóźnienia w dostawie lub nagła zmiana popytu. Głównym celem posiadania zapasu zabezpieczającego, jest niwelowanie braków towarowych. Wprowadza się go do sprzedaży lub produkcji stopniowo, a w odpowiednim momencie uzupełnia.

Wahania w ilości bieżących zapasów magazynowych są wynikiem zmian zapotrzebowania. Aby je kontrolować, stosuje się zapas zabezpieczający, lub minimalny zapas zabezpieczający. Jeśli więc poziom stanu magazynowego zrówna się z poziomem stanu zabezpieczającego, oznacza to, że niezbędne jest zrealizowanie u dostawcy nowego zamówienia. Sytuacja ta nazywana jest punktem zamawiania. 

Jak obliczyć zapas zabezpieczający?

Wysokość zapasu zabezpieczającego jest ściśle związana z zapotrzebowaniem na konkretne artykuły w przyszłych okresach. Za wysoki zapas zabezpieczający wiąże się z zamrożeniem kapitału firmy, a także zwiększają ryzyko przeterminowania towaru. Zbyt niski może natomiast doprowadzić do utraty sprzedaży. Aby uniknąć tego typu sytuacji, należy dokładnie obliczyć zapas zabezpieczający, wykorzystując przeszłe dane, dotyczące wydań danego produktu.

Podczas kalkulowania zapasu zabezpieczającego wykorzystuje się dane takie jak popyt, szacowany czas dostawy zamówienia wraz z marginesem opóźnienia, możliwości dotyczące jakości obsługi klienta w kontekście czasu dostarczenia zamówienia oraz niezawodności, a także zmienność zapotrzebowania na przestrzeni czasu. Do analizy tych informacji wykorzystuje się najczęściej systemy magazynowe WMS.

Zapas zabezpieczający – wzór na obliczenie

Istnieje wiele metod umożliwiających ustalenie potrzebnego poziomu zapasu zabezpieczającego. Najczęściej stosowane wzory matematyczne to formuła Heizera i Rendera, średnia wartość zapasu bezpieczeństwa oraz metoda Grasleya.

Formuła Heizera i Rendera

Jest to wzór na obliczenie zapasu zabezpieczającego, stosowany w przypadkach, w których pojawiają się istotne rozbieżności w czasie realizacji, stojące po stronie dostawcy. Zapas bezpieczeństwa obliczany jest poprzez pomnożenie przewidywanego współczynnika poziomu obsługi oraz odchylenia standardowego czasu realizacji. Oznacza to, że odsetek terminowo zrealizowanych zamówień lub zleceń, mnoży się przez różnicę pomiędzy średnim a rzeczywistym czasem dostawy. Niestety metoda ta nie uwzględnia zmian popytu.

Średnia wartość zapasu bezpieczeństwa

To najpopularniejsza i najprostsza spośród metod obliczania zapasu bezpieczeństwa. Polega ona na pomnożeniu maksymalnej liczby sprzedanych w ciągu jednego dnia produktów, przez maksymalny czas realizacji, czyli najdłuższy czas, w jaki dostawca dostarczył zapasy. Od otrzymanego wyniku należy odjąć iloczyn średniej liczby produktów sprzedanych w ciągu dnia oraz średniego czasu realizacji, to znaczy czasu potrzebnego dostawcy na dostarczenie towarów. Wzór nie uwzględnia jednak sezonowych wahań popytu.

Metoda Grasleya

To z pewnością najbardziej precyzyjny wzór na obliczenie zapasu zabezpieczającego, nieuwzględniający jedynie produktów, które nie są jeszcze gotowe do sprzedaży. Aby zastosować tę metodę, trzeba pomnożyć wartość średniego zapotrzebowania na dany artykuł, współczynnik poziomu obsługi oraz odchylenie od standardowego czasu obsługi. 

Zapas zabezpieczający – logistyka i znaczenie dla przedsiębiorstwa

Utrzymanie odpowiedniego poziomu systemu zabezpieczającego wspiera działania logistyczne przedsiębiorstwa, przygotowując je na wypadek nagłych, nieprzewidzianych zdarzeń. Automatyzacja procesów magazynowych oraz wdrożenie specjalistycznego oprogramowania do zarządzania magazynem pozwala znacząco zminimalizować ilość błędów, a także usprawnić funkcjonowanie filmy, zwiększając efektywność i optymalizując jej działanie.