System TMS

Bez transportu nie ma gospodarki, dlatego zadbanie o kompleksowe zarządzanie posiadanym lub dysponowanym taborem samochodów dostawczych i ciężarowych jest podstawą rozsądnie prowadzonego centrum dystrybucyjnego czy firmy spedycyjnej. Obecnie za narzędzie uważane za jedno z niezbędnych ogniw w każdej firmie działającej w analogicznych branżach, uważa się system TMS, czyli system zarządzania transportem.
Dla optymalnego działania łączy są go z innymi modułami, zarządzającymi m.in. pracą magazynu czy placu przeładunkowego. Warto dokładniej poznać funkcje tego systemu i określić, w jakim stopniu sprawdzi się w Państwa firmie oraz odpowiedzieć na podstawowe pytanie dotyczące systemu TMS: co to jest?

Jak funkcjonalność systemu TMS wpływa na logistykę?

Poznanie tego złożonego narzędzia informatycznego warto zacząć od bazowej wiedzy, czyli: TMS – co to jest i jakie zadania spełnia, że jest uważany za jeden z niezbędnych elementów wyposażenia informatycznego każdej firmy? TMS to skrót od systemu zarządzania transportem, czyli Transport Management System. Pod tym pojęciem kryje się wiele bardzo przydatnych funkcji.
W organizowaniu transportu od podstaw ważne jest niwelowanie ilości problemów, jakie wynikają z samej specyfiki tej branży i pewnej dozy nieprzewidywalności, jaka ją cechuje. Transport drogowy uzależniony jest w ogromnej mierze od rzeczy niezależnych jak korki, wypadki drogowe, awarie czy inne sytuacje losowe. Dobrze przygotowane oprogramowanie komputerowe będzie ograniczać ilość sytuacji kryzysowych, których skutkami najczęściej są: konieczność podołania obsłudze kilku samochodów jednocześnie, puste przebiegi, powodujące spore straty dla zasobów firmy czy zwiększenie szans na popełnienie zwykłego ludzkiego błędu przez pracownika, który będzie musiał w jednej chwili, w dodatku pod wpływem stresu, sprawdzić dużą ilość danych.
Właśnie ze względu na powyższe kwestie bardzo trudne jest płynne poruszanie się po branży transportowej. Nie zawsze też ogromne doświadczenie w tej materii czy lata przepracowane w trudnych warunkach pomogą w radzeniu sobie z absolutnie wszystkimi sytuacjami. Od tego są właśnie odpowiednie systemy informatyczne, wspierające pracę działów transportowych – systemy TMS.

Najważniejsze zadania, jakie wykona za Państwa system TMS

Dobry TMS system wykorzystywany jest przede wszystkim do planowania tras przesyłu towarów. Wyniki opiera on na szczegółowej analizie danych, takich jak: porównanie kosztów u konkretnych przewoźników, odległość do przebycia oraz wydajność. Pod uwagę brane są też wielooddziałowe trasy, szczególnie trudne do opanowania i zarządzania przez jednego człowieka, posiadającego jedynie manualne wsparcie w postaci arkuszy kalkulacyjnych i telefonu. System samodzielnie podpowiada najlepsze rozwiązania, optymalne trasy oraz dopasowuje najlepszych pośredników, uzależniając swój wybór od konkretnych danych. TMS, system zarządzania transportem, pozwala na bieżący podgląd wszystkich toczących się procesów. Jednocześnie pracownicy działu logistyki mają pełny wgląd w sytuację, mogą też monitorować ewentualne opóźnienia i reagować na nie odpowiednio wcześnie.
Z powodzeniem system TMS w logistyce wykorzystać można do wszelkiej maści dokumentacji, w tym śledzenia ładunków na trasie z punktu załadunku do punktu rozładunku, fakturowania towarów oraz ich finalnego rozliczania, wymiany informacji z przewoźnikami czy kierowcami. Narzędzie to świetnie radzi sobie również z dopasowywaniem zleceń do odpowiednich przewoźników, redukując koszty transportu. Funkcje systemu pozwalają na komunikację pomiędzy poszczególnymi ogniwami zlecenia, czyli między przewoźnikiem, klientem a firmą. System TMS idealnie nadaje się do większych operacji i transportu międzynarodowego. Oprogramowanie pomaga w skompletowaniu dokumentacji związanej z eksportem i importem towarów, dzięki czemu minimalizowana jest ilość kosztownych błędów, związanych z brakiem zgodności wysyłanego towaru z przedstawioną dokumentacją.
Ostatnią ważną funkcją tego rozbudowanego systemu jest przygotowywanie szczegółowych raportów i analiz dotyczących wydajności systemu oraz sposobu zarządzania nie tylko działem logistyki i transportu, ale i całej firmy, jako jednego organizmu. Monitoring tych najważniejszych kwestii pozwala na wprowadzanie istotnych zmian na tyle szybko, by zminimalizować straty i podreperować obraz marki w oczach klientów.

Dlaczego warto korzystać z systemu zarządzania transportem?

Korzystanie z takich systemów niesie ze sobą ogromne korzyści. Przede wszystkim zalety związane są ze sporymi oszczędnościami, zarówno dla samej firmy, jak i dla finalnych kontrahentów. Analizowanie całego procesu pozwala na znalezienie tak zwanego „złotego środka”, a jeśli chodzi o dostępne rozwiązania, zwiększenie wydajności i skrócenie czasu potrzebnego na obsługę jednego zlecenia od początku do końca, wraz z przygotowaniem i wystawieniem niezbędnych dokumentów. Zredukowana jest też automatycznie ilość zdarzających się w pośpiechu błędów. System TMS pozwala na zwiększenie bezpieczeństwa i monitorowanie przebiegu całego procesu, szczególnie podczas trwającej już trasy, kiedy pojazdy są w ruchu. Kontrola trasy w czasie rzeczywistym pozwala także na znacznie szybszą reakcję w sytuacjach wyjątkowych i kryzysowych.
W ostatecznym rozrachunku poprawiają się relacje i komunikacja z klientami, a towary dostarczane są na czas, bez większych opóźnień oraz bez kar finansowych za nieterminowe podstawienie samochodu. Zgodność dokumentów oraz towaru znajdującego się na naczepach jest szczególnie istotna w przypadku zagranicznych transportów, poddawanych na granicach surowym kontrolom.

Dla kogo został stworzony system TMS?

Chociaż system TMS dedykowany jest logistyce, sprawdza się nie tylko w ogromnych firmach spedycyjnych i transportowych. To narzędzie uniwersalne, pozwalające z łatwością zarządzać dowolnej wielkości flotą pojazdów. Idealnie nadaje się do kontrolowania wielkich taborów, ale i do rozwijania małej, lokalnej działalności i zdobywania kolejnych zadowolonych klientów. TMS system rewelacyjnie sprawdza się w przypadku bardzo specyficznych towarów, szczególnie tych z krótkim terminem przydatności do spożycia czy wymagających transportowania w ściśle określonych warunkach. Wdrażanie do tych systemów inteligentnych narzędzi oraz asystentów znacznie zwiększa użyteczność i funkcjonalność oprogramowania.

Zobacz również:
System CMMS
System YMS
System WMS