Standardy zarządzania projektami w logistyce. Czy istnieją? ⋆ 2 P L O G

Czy można w logistyce stosować dobre praktyki z innych obszarów? Oczywiście wszystko zależy od tego w jakim zakresie, ale zasadniczo tak i nawet jest to wskazane. Wymiana doświadczeń pomiędzy różnymi departamentami ma wiele zalet. Rozpoczynając od świeżego spojrzenia na problematyczny temat i znalezienie szybko rozwiązania, poprzez radzenie sobie z dziennymi zadaniami aż po realizowanie skomplikowanych projektów. Zasada jest taka, aby chłonąć dobre praktyki i implementować na własnym „poletku”.

Istnieje cały arsenał rozwiązań, metod i narzędzi, które wykorzystuje np. IT w codziennej pracy jednak chciałbym tutaj mocno podkreślić jedną dziedzinę, w której osiągnęli poziom mistrzowski tj. zarządzanie projektami. Chodzi o kompetencyjne przygotowanie do realizacji projektów według różnorodnych metod. Zasadniczo „ludzie IT” są mocno przyzwyczajeni do wykonywania i realizacji zadań często zwanych ticketami czy po prostu zgłoszeniami. Dzięki temu, jeżeli pojawia się inicjatywa niezależnie z jakiego miejsca, czy to wewnętrzna ambicja czy potrzeba z innego miejsca organizacji albo nawet od klienta zewnętrznego, nie jest problemem wyszukanie odpowiednich osób do jej realizacji pod kątem znajomości jakichś zasad zarządzania projektem.

Dobre praktyki zarządzania projektami z IT

Zazwyczaj, jeżeli organizacja planuje wdrożenie polityki zarządzania projektami to pierwszym miejscem inspiracji jest właśnie IT. Praca inżynierów informatyki, programistów, backendowców, frontendowców, testerów, integratorów i innych kosmicznych stanowisk jest często skomplikowana i wymaga znacznego poziomu uporządkowania. Dlatego nie straszne są dla nich różne metodyki zarządzania projektami. Na wszystko zazwyczaj jest procedura, miejsce na dysku czy zwyczajny workflow. Nie mówiąc już o narzędziach bowiem na rozwiązanie każdego problemu znajdzie się ich co najmniej kilka (a jak nie to sobie takie zrobią, bo umieją). Okazuje się, że metod zarządzania projektami jest równie dużo i tutaj wiedza informatyków także musi być szeroka.

Warto w tym miejscu rzucić okiem na możliwości i z iloma metodykami mamy do czynienia. Publikacji i książek odnośnie do zarządzania projektami nie sposób zliczyć. Posłużę się jednak poniższym grafem, żeby uchwycić skalę tematu. Nazwijmy go worek wiedzy PMa. Znajdą się na nim zarówno metody, frameworki, podejścia, normy czy modele (wszystkie podlinkowane, tak więc zainteresowani mogą się dokształcić). Jako że debatowanie na temat klasyfikacji metod zarządzania projektami mogłaby w tej chwili zająć kilkaset stron, dlatego zostawimy to nieuporządkowane. Skupimy się na meritum tematu, czyli jakie dobre praktyki logistyka może z tego czerpać:

Standardy zarządzania projektami a wybór narzędzia

Uzupełnieniem powyższego worka wiedzy PMa będzie worek narzędzi PMa. I tutaj także mamy pokaźną liczbę przeróżnych aplikacji. Pewnie moglibyśmy do tego worka jeszcze dodać kolejne 20 albo 30 pozycji i może nawet znajdziemy coś równie dobrego bądź nawet lepszego. Nie chodzi tutaj o to aby zebrać wszystkie dostępne narzędzia. To nawet mogłoby być niemożliwe albo trwałoby zbyt długo. Wystarczy skupić się na najbardziej powszechnych i stosowanych w praktyce. Generalnie większość z nich ma podobne albo miejscami te same funkcjonalności okraszone po prostu inną grafiką, interfejsem czy integracjami z innymi aplikacjami. W zależności od tego czy dobieramy oprogramowanie do organizacji czy do własnej pracy nie powinniśmy tracić zbyt dużo czasu w tym miejscu.

Ważne, żeby takie narzędzie było nie tylko funkcjonalne, intuicyjne i spełniało wszystkie kanony dobrego oprogramowania, ale również było powszechne, ogólnodostępne i z porządnym wsparciem. W końcu korzystanie z wybranej aplikacji nie ma się skończyć na pierwszym zadaniu, przedsięwzięciu, ale ma służyć ciągle.

Przyjrzyjmy się zatem czy są obszary w logistyce, które skorzystałyby z tych dwóch worków

Wdrożenie nowego klienta do obsługi przez LSP
Budowa nowego magazynu/centrum dystrybucyjnego
Implementacja WMS
Optymalizacja procesów
Wdrożenie polityki Lean/Agile
Montaż linii pakującej
Przeprowadzka do innego magazynu
Transport części do produkcji samolotu
Przygotowanie się na sezon
Modernizacja magazynu w automatykę
Restrukturyzacja logistyki
Transformacja technologiczna magazynu
Audyt logistyczny
Wdrożenie nowych regulacji prawnych
Montaż regałów
Inwentura magazynowa

Elementy opisowe portfela projektów

Każdy wymieniony temat ma znamiona wzorcowego projektu tzn. może mieć określony czas trwania, budżet i zakres. Uzupełniając je o te elementy otrzymujemy portfel projektów logistycznych. Można jeszcze pokusić się o rozbudowanie tej listy w zależności od sytuacji i potrzeb o dodatkowe pozycje typu:

Opis sytuacyjny – osadza problem w kontekście organizacyjnym i opisuje jego znaczenie

Obecne warunki – opisują, co aktualnie wiadomo na temat danego problemu

Cele/mierniki – określają pożądaną sytuację docelową. Może to np. być miara czasu tzn. czy dany pakiet projektu został zrealizowany w zamierzonym czasie albo czy część zakresu spełnia oczekiwania. Jeżeli planujemy oceniać projekt pod kątem jakościowym warto przygotować listę kryteriów i wag z wyjaśnieniami

Analiza – zawiera analizę sytuacji oraz przyczyny rozbieżności pomiędzy sytuacją obecną a pożądaną.

Proponowane środki zaradcze – opisują propozycję działań i czynności, które mają na celu rozwiązanie problemu i osiągnięcie założonych rezultatów.

Plan – precyzyjny plan działań, czyli co, kto i kiedy zrobi, aby osiągnąć założony cel. W zależności od wielkości projektu planowanie powinno być wielopoziomowe tzn. umiejscowione globalnie w czasie np. roku/kwartale i do tego rozpisane albo w postaci pakietów, zadań czy zgłoszeń. Częścią planowania jest również alokowanie zasobów do poszczególnych pozycji harmonogramu.

Dalsze działania – określają, w jaki sposób monitorowany będzie postęp i definiują ewentualne kwestie, które pozostają do rozstrzygnięcia.

Dzięki temu uzyskujemy dość komplementarną bazę wiedzy na podstawie, której już dużo łatwiej śledzić postępy realizacji i zarządzać zmianami. Dodając dodatkowe pozycje do szablonowego trójkąta powstaje poniższa baza:

Przykład budowy portfela projektów logistycznych

Tytuł projektu	Budżet	Czas	Zakres	Opis sytuacji	Obecne warunki	Cele / mierniki	Analiza	Środki zaradcze	Plan	Dalsze działania
Wdrożenie nowego klienta do obsługi przez LSP	25k EUR	30 dni
Budowa nowego magazynu/centrum dystrybucyjnego	250k EUR	600 dni
Implementacja WMS	150k EUR	500 dni
Reinżynieria procesów	50k EUR	250 dni
Wdrożenie polityki Lean/Agile	10k EUR	120 dni
Montaż linii pakującej	950k EUR	60 dni
Przeprowadzka do innego magazynu	30k EUR	20 dni
Transport części do produkcji samolotu	20k EUR	25 dni
Przygotowanie się na sezon	900k EUR	250 dni
Modernizacja magazynu w automatykę	1mln EUR	600 dni
Restrukturyzacja logistyki	55k EUR	90 dni
Transformacja technologiczna magazynu	2mln EUR	1000 dni
Audyt logistyczny	10k EUR	20 dni
Wdrożenie nowych regulacji prawnych	5k EUR	250 dni
Montaż regałów	100k EUR	14 dni
Inwentura magazynowa	20k EUR	2 dni

Skomponowana baza wiedzy jest przykładowa i powinna być adaptowana do organizacji. To znaczy, że jej postać powinna być spójna z kulturą pracy, celami poszczególnych obszarów. Tworzenie bowiem nowego narzędzia, które tylko dołoży obowiązków jest niewskazane i może wzbudzić negatywne emocje. Standardy zarządzania projektami określają kanony i granice ale należy je stosować ze zdrowym rozsądkiem i w zgodzie z otaczającym środowiskiem.

Logistyka to nie tylko operacje magazynowe

Jak widać logistyka to nie tylko inbound – picking – outbound ale całe mnóstwo potężnych i skomplikowanych przedsięwzięć, którymi trzeba umieć zarządzać. Stosowanie dobrych praktyk w tym zakresie jest potrzebne i warto zaszczepić je u siebie. Trzeba tylko pamiętać o tym, aby nie przesadzić z administracją bowiem łatwo wpaść w błędne koło dokumentowania i rejestrowania nawet najprostszych rzeczy.

Jeżeli chciałbyś zaimplementować standardy zarządzania projektami u siebie bądź zaczerpnąć częściowo wiedzy, a masz z tym problem skontaktuj się z ekspertami 2PLOG. Chętnie pomożemy.

Standardy zarządzania projektami i komunikowania się wspierają funkcjonowanie przedsiębiorstwa na różnych etapach.

Są pewnego rodzaju parasolem zasad, wskazówek, instrukcji i dobrych praktyk, który otacza swoim zasięgiem każde miejsce. Poza workami wiedzy i narzędzi PMa kompletują również zbiór rozwiązań w przeróżnych sytuacjach biznesowych, aby radzić sobie z emocjami i „trudnymi” interesariuszami. Z uwagi na dynamikę w obszarze logistyki i ilość decyzji, które należy podjąć przy realizacji różnych inicjatyw (bądź nawet bieżącej pracy operacyjnej) korzystanie z nich może wpłynąć tylko pozytywnie. Funkcjonowanie bowiem w ciężkich warunkach często kilkakrotnie zmieniającym się otoczeniu jest mocno obciążające i stresujące, a każdy chciałby wykonywać swoją pracę w spokoju, z pewnością i dobrym nastawieniem.