Jak obliczyć zapas maksymalny?

Każdy magazyn, niezależnie od swojej powierzchni, ma ograniczoną przestrzeń do składowania towaru. O ile dostawy i wydania są porządnie rozplanowane i regulowane na bieżąco, nie ma problemu ze znalezieniem miejsca w magazynie na kolejne zamówienia czy produkty schodzące z taśm. Problem pojawia się z chwilą, kiedy ilość przyjmowanego na stock towaru jest większa niż ilość towaru wydawanego i wysyłanego do klientów. Doprowadzenie do sytuacji, kiedy załadowane samochody stoją w kolejkach przed magazynem, który stara się znaleźć miejsce na umieszczenie dostarczanych produktów, może być dla takiej firmy katastrofalne w skutkach. Chodzi tu nie tylko o opóźnienie realizowania zamówień, ale również o czas, który dla kierowców zawodowych zawsze jest na wagę złota. Efektem nieprawidłowego zarządzania przestrzenią magazynową może być nawet rozwiązanie umów z pośrednikami.
Aby uniknąć takich sytuacji, odpowiednio wcześniej należy poznać pojęcie zapasu maksymalnego, którego wzór w logistyce jest powszechnie wykorzystywany. Warto zacząć od podstaw, czyli sposobu definiowania tego pojęcia i jego zastosowania w praktyce.

Zapas maksymalny – definicja pojęcia

Pod pojęciem zapasu maksymalnego, definicja podaje maksymalną ilość towarów, jaka może być przechowywana na stocku magazynowym bez żadnych konsekwencji. Przekroczenie tych granic oznacza najczęściej straty dla firmy, których wysokość uzależniona jest od rodzaju towarów. Jeśli w magazynie znajduje się żywność, przekroczenie górnej granicy zapasu maksymalnego może wiązać się z niemożnością zapewnienia odpowiednich warunków do przechowywania czy strat spowodowanych przekroczeniem dopuszczalnych terminów do spożycia. Wraz ze wzrostem wartości zapasu maksymalnego rośnie też zagrożenie zwiększeniem kosztów utrzymania magazynu i koniecznością podejmowania błyskawicznych działań naprawczych. Zbytnia opieszałość w bieżącym opróżnianiu magazynu może doprowadzić również do sytuacji, w której nawet pełnowartościowy towar straci wartość ze względu na brak zainteresowania i popytu ze strony konsumentów. A to automatycznie również będzie generować dla firmy niemałe straty.
Właśnie z tego powodu tak ważna jest wiedza, jak obliczyć zapas maksymalny i jak wykorzystać w praktyce otrzymane wyniki.

Jak obliczyć zapas maksymalny?

Zapas maksymalny musi uwzględniać kilka podstawowych czynników, mających wpływ na całe obliczenia. Ważny jest nie tylko kapitał firmy czy ilość dostępnej przestrzeni magazynowej do zagospodarowania, ale również zainteresowanie danymi towarami, czyli popyt wraz z oszacowaniem możliwości wyparcia produktu z dynamicznie rozwijającego się rynku. Ostatnim wskaźnikiem, jaki należy uwzględnić w obliczeniach, jest ryzyko przekroczenia terminu przydatności i konieczność utylizacji zgromadzonego towaru.
Wielkość zapasu maksymalnego uzależniona jest od czterech podstawowych danych. Są nimi: punkt zamawiania, wielkość uzupełniania, minimalny popyt oraz lead time. Punktem zamawiania określa się moment, w którym należy uzupełnić zapasy magazynowe, aby uniknąć braków w zaopatrzeniu i opóźnień dostaw do klientów. Ilość produktów, o jakie należy uzupełnić stock magazynu, to wielkość uzupełnienia. Towar określony za pomocą tego parametru musi wystarczyć na pokrycie zapasu zabezpieczającego, jednocześnie nie powodując zamrożenia środków finansowych firmy. W tym wypadku dodatkowo przydać się może tak zwana formuła Wilsona, pozwalająca – przy założeniu stałego zainteresowania towarem oraz stałych warunkach współpracy z dystrybutorami – obliczyć optymalną dla magazynu ilość zamówień oraz częstotliwość wydań towaru. Do obliczenia zapasu maksymalnego, zgodnie z definicją, potrzebne są też dane związane z minimalnym popytem, czyli minimalnym poziomem zainteresowania i zbycia danego towaru oraz lead time, czyli czas, w jakim magazyn jest w stanie zrealizować zamówienie. Liczony jest on od chwili złożenia propozycji zakupu do momentu dostarczenia towaru klientowi.

Od czego zależy zapas maksymalny? Wzór na obliczenie możliwości przerobowych magazynu

Czas na konkrety dotyczące zapasu maksymalnego, czyli wzór, za pomocą którego można obliczyć faktyczne moce przerobowe przestrzeni magazynowej.
W najprostszych słowach na zapas maksymalny składa się suma punktu zamawiania i wielkości uzupełnienia, od których odejmuje się minimalny popyt pomnożony przez lead time. Dla ułatwienia można to zapisać w poniższy sposób:
ZM = PZ + WU – (min. P * LT)
Specyfikę tego zagadnienia najlepiej rozpatrywać na przykładach.
Załóżmy, że firma XY zajmuje się dystrybucją szklanych butelek i tygodniowy popyt na oferowane przez nich produkty zamyka się minimalnie w liczbie 20 000 sztuk. Jednocześnie optymalny poziom miesięczny, czyli w okresie czterotygodniowym, zapewni ilość 130 000 sztuk przy założeniu, że ilość produktów w zapasie nie może spaść poniżej 90 000 sztuk. Dzięki tym informacjom do wzoru można podłożyć następujące dane:
punkt zamawiania: 90 000
wielkość uzupełnienia: 130 000
minimalny popyt: 20 000
lead time: 4 tygodnie, a zatem:
zapas maksymalny = 90 000 + 130 000 – (20 000 * 4) = 220 000 – 80 000 = 140 000

Co warunkuje wielkość zapasu maksymalnego?

W obliczaniu tej wartości pomocnych jest kilka czynników, które można uznać za uniwersalne w zasadzie dla każdej branży. Przede wszystkim należy brać pod uwagę właściwości samych produktów, które wiążą się automatycznie z kosztami ich przechowywania. Produkty o krótkich terminach przydatności nie mogą być długo składowane, ponieważ będą generować straty zamiast zysków. Z biegiem czasu maleje też wartość produktów, dlatego tak ważna jest bieżąca obsługa stocków i dynamiczne zmiany w strefie magazynowej. Rotacja produktów powinna też uwzględniać samych klientów, ich upodobania, model konsumpcyjny oraz sezonowość danych towarów.
Dzięki wiedzy, jak obliczyć zapas maksymalny, można rozsądnie zarządzać magazynem, przewidując wahania rynkowe i przeciwdziałając zagrożeniom. To jedno z zagadnień, jakie każdy przedsiębiorca działający w branży logistycznej powinien dobrze znać.
Jako profesjonalna firma zajmująca się kompleksowo łańcuchem dostaw, jesteśmy do Państwa dyspozycji. Pomagamy w optymalizacji procesów zarządzania zarówno samym magazynem, jak i dystrybucją czy stockiem.